Diğer > Ürün Tanımı ve Kapsamı

ÜRÜN TANIMI ve KAPSAMI

1. ÜRÜN TANIMI

Elektronik Belge ve Doküman Yönetim Sistemi (EBDYS ismiyle anılacak olan ürün; TS 13298 Bilgi ve Dokümantasyon Elektronik Belge Yönetimi Standardı gereğince, 16.07.2008 tarihli 2008/1 sayılı Elektronik Belge Standartları konulu ve 25.03.2005 tarih 2005/7 sayılı Standart Dosya Planı konulu Başbakanlık Genelgelerine uygun, ürün kullanıcısının (İDARE) elektronik ortamlarda üretilecek, kayıt altına alınacak, başka birimlere ya da kurumlara iletilecek, Saklanacak elektronik bilgi ve belgelerin; kayıt altına alınması, arşivlenmesi, paylaşılması, imhası, raporlanması, 15.01.2004 tarih ve 5070 sayılı kanuna uygun olarak elektronik imza ile imzalanması için ihtiyaç duyulan bileşenlerin bütünleşik olarak çalışmasını sağlayacak yazılımı kapsamaktadır.

2. ÜRÜNÜN HEDEFİ

2.1-İDARE’nin elektronik doküman (gelen – giden evrak, iç yazışma, evrak defteri, arşiv, belge iş akış ve form tasarımları), belge iş akış ve form/doküman yönetim ihtiyaçlarını karşılayacak bir sistemin kurulmasıdır.

2.2-İDARE’nin faaliyetleri sonucu oluşan kurumsal belge/dokümanlarının (belge, resim, grafik, dia, video, ses vb medyaların) merkezi ortamda dijitalleştirilerek depolanması, tüm içeriğin indekslenerek son kullanıcının arama yapabilmesi ve listelenen sonuçları görüntüleyebilmeleri, belirlenen yetki/onay süreçlerinin tanımlanarak belge iş akış süreçlerinin sağlanması için web tarayıcılarıyla erişebilecekleri gerekli doküman ve yönetim ihtiyaçlarını karşılayacak bir platformun oluşturulmasıdır.

2.3-İDARE'nin belge/dokümanlarının doküman yaşam döngüsü süreçlerinin kurulacak olan platformda yönetilmesidir.

2.4-Planlanan platformun, bilgilerin ve dokümanların çoklu kullanıma imkân veren elektronik bir ortamda, tek noktadan, kolay erişilebilir bir biçimde kullanılabilmesini sağlamaktır.

2.5-Kurulan platform içerisindeki iş süreçleri üzerinde güncelleme yapılabilen veya ihtiyaç dâhilinde sisteme dâhil edilecek yeni iş süreçlerinin oluşturulmasına imkân sağlayacak şekilde esnek bir sistem kurulmasıdır.

2.6-İDARE'nin çalışmalarında kullanılan/kullanılacak tüm dokümanların güvenli, kolay bulunur, kolaylıkla güncellenir, hızlı erişilerek paylaşılır halde bulunmasını sağlayarak, verimliliği arttırmak ve dokümanların kâğıda basılması, kopyalanması, dosyalanarak arşivlenmesi işlemlerinde harcanan emek, zaman ve masrafların en aza indirgenmesini sağlamaktır.

2.7-İDARE bünyesinde kullanılan teknolojilerle uyumlu çalışacak, kullanıcıların web tarayıcıları ile erişebilecekleri sistemin oluşturulmasını sağlamaktır.

3. ÜRÜNÜN GENEL KAPSAMI:

3.1- EBDYS, aşağıdaki sistem ile alakalı çıkmış standart ve mevzuatlara uygundur ve çıkacak mevzuatlara uygun hale getirilecektir;

3.1.1- 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu ve ilgili mevzuatı

3.1.2- Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik

3.1.3- “Standart Dosya Planı” konulu Başbakanlık Genelgesi

3.1.4- “Devlet Teşkilatı Veri Tabanı” konulu Başbakanlık Genelgesi

3.1.5- TS 13298 Elektronik Belge Yönetimi Standardı

3.1.6- e-Dönüşüm Türkiye Projesi Birlikte Çalışabilirlik Esasları Rehberi

3.2- EBDYS’nin yapısı yatay ve dikey genişlemeye imkan tanır. Bu kapsamda yeni modüllerin eklenmesi söz konusu olduğunda İDARE ile versiyon anlaşması yapılmalıdır.

3.3- EBDYS, İDARE bünyesindeki (16. Maddede belirtilen özelliklere sahip) sunucuya kurularak, genel olarak kullanılan internet tarayıcılarında (İnternet Explorer, Google Chrome, Mozilla Firefox, Opera, Yandex ) kullanılabilir.

3.4- EBDYS, Türkçe okuma-yazma bilen ve görme engeli olmayan kullanıcılar tarafından kullanılabilir. Farklı dil seçeneği yoktur.

3.5- EBDYS, 500 kullanıcının aynı anda kullanımını (belge kayıt, sorgulama, iş akışı başlatma vb.) destekler.

3.6- EBDYS’nin tamamı çevrimiçi yardıma sahiptir.

3.7- EBDYS, birim, personel, belge vb. elemanlara kontrollü terminoloji ile üst veri tanımlanmasına izin verir. Eklenecek üst veriler için, veri giriş maskesi kullanılabilmektedir.

3.8- EBDYS, veri girişlerinde mümkün olduğunca varsayılan değerleri önerir.

3.9- EBDYS içerisinde yer alan her bir elemana tek ve benzersiz bir referans kodu verilebilir. Referans kodlarının formatları, sistem kurulum aşamasında belirlenir.

3.10- Sistem içerisinde yetkili kullanıcıların AYMEET ile irtibat kurmasını, istek, hata bildirimi yapabilmesini sağlayacak sorun bildirme (Ticket) bölümü bulunur.

3.11- Ürün Klavuzunun ilgili bölümünü yazdırmak için Sol üst köşede bulunan ikonuna tıklanarak ilgili sayfa yazdırılabilir.

3.12- Yaygın olarak kullanılmayan terimler için Diğer Kategorisi Altındaki sözlük alanından bilgi alınabilir.

3.13- Sistemde oluşacak hatalarda veri kaybı oluşmamaktadır. Tüm Veriler sunucu tarafında korunmaktadır.